Le président est responsable de s’assurer que tous les aspects de la réunion sont couverts et que les décisions sont prises. Cela signifie qu’ils doivent planifier l’ordre du jour, garder une trace du temps et s’assurer que tout le monde a une voix dans les discussions. Ils seront également responsables de l’enregistrement officiel de la réunion et de l’approbation de son procès-verbal.
De quelles compétences avez-vous besoin pour présider la réunion ?
Un bon président sait qu’une réunion peut être une expérience stressante, surtout si elle est longue et implique des questions difficiles. Avoir les bonnes compétences peut faire la différence entre une réunion réussie et une autre non.
Tout d’abord, vous devez être en mesure d’écrire vos objectifs à l’avance afin de pouvoir vous assurer de les atteindre à la fin de la réunion. Ceci est important car cela signifie que vous saurez si vous avez atteint ce que vous vouliez réaliser et si ce n’est pas le cas, vous pouvez alors chercher à faire quelque chose à ce sujet.
Vous devez également être en mesure de préparer la réunion, en prenant le temps de faire des recherches sur le sujet et les réunions précédentes que vous avez organisées. Cela vous aidera à comprendre ce dont les participants sont susceptibles de vouloir discuter, et cela peut également vous donner une idée des questions qui pourraient surgir au cours de la discussion.
Cela vous aidera également à vous préparer à tout problème de comportement qui pourrait survenir pendant la réunion, comme les disputes et les digressions. Les meilleurs présidents sont capables de rediriger les conversations hors sujet sur la bonne voie, et ils s’assureront également que chaque personne a son tour de parler sans interruption.
Ils pourront également prendre des notes et seront en mesure de faire des recommandations sur ce qui doit être fait ultérieurement. Cela garantira que les décisions prises lors de la réunion sont mises en œuvre de manière efficace.
Le président peut parfois avoir un travail difficile, et il est important qu’il n’ait pas peur de parler et de se débarrasser des choses. Ils devront être fermes et cohérents, mais ils devront également se rappeler que la majorité des personnes présentes à la réunion les soutiendront et ne voudront pas les voir échouer.
Une excellente façon de traiter ces questions est d’établir des règles simples sur lesquelles tout le monde sera d’accord et de leur rappeler qu’ils sont là pour travailler ensemble. Cela signifie que le président est moins susceptible d’être tenté d’attaquer quiconque cause des problèmes.
Si vous êtes président, essayez de savoir combien de temps prend chaque section de l’ordre du jour et si vous êtes en retard ou non. Si tel est le cas, vous devrez peut-être remanier ou déposer certains des points de votre ordre du jour afin de tout intégrer.
Il est également utile de prendre le temps de poser des questions pendant la réunion pour aider le groupe à se concentrer sur son travail et sur ce qu’il doit faire. Cela aidera à s’assurer que tous les points de discussion ont été couverts et qu’aucune information importante n’est perdue dans le mélange. Vous pouvez également demander à l’équipe de noter toutes les questions qu’ils ont au cours de la réunion afin que vous puissiez les aborder à la fin. Cela garantira que tout le monde a été entendu et peut passer à d’autres sujets de discussion.
